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5 Tips para acelerar la Adopción de Firmas Digitales en su Organización

Actualizado: 25 abr 2019

Posted por Liaquat Khan el 20-Aug-2015 11:58:00


Implementar una solución de firma electrónica en su organización puede ser una gran inversión, que traerá un rápido retorno en términos de reducción de tiempo y dinero, mientras que facilitará la vida de clientes, empleados y partners. ¿Cómo hacerlo bien y que esto no quede en otro sistema más que los usuarios tienen que aprender o evitar? Desde nuestra experiencia, todo tiene que ver con la integración- esto es, cuan parecida es la experiencia del usuario para interactuar con sus aplicaciones de negocio habituales respecto del uso de esta nueva plataforma de firma en los procesos de preparación, envío, firma y archivo de los documentos. En SigningHub nos hemos focalizado fuertemente en este tema y usamos el término “tight integration” cuando las funcionalidades de firma están tan embebidas en la aplicación de negocios habitual, que los usuarios no se dan cuenta incluso que la aplicación de firma está presente. A menudo ocurre que en la medida que más se oculta la nueva tecnología en los sistemas habituales mejor será su uso y aceptación.

5 tips para acelerar la adopción de la firma digital en tu organización




1. REGISTRO AUTOMÁTICO DE USUARIOS

A ningún usuario le gusta estar completando formularios de registro. La aplicación de negocios habitual debe ser capaz de registrar a los usuarios de manera automática, usando la API de firma digital.


2. INICIO DE SESIÓN ÚNICO (SINGLE SIGN ON -SSO)

De igual manera a ningún usuario le gusta tener que realizar nuevos accesos innecesariamente. Si un usuario ya se registró en su aplicación ¿Por qué debería volver a registrarse en la plataforma de firma? La plataforma de firma debería ser capaz de reutilizar automáticamente cualquier autenticación existente (OAuth, SAML, etc.) siempre que no haya caducado. Usando técnicas de federación de identidad estándares.


3. EVITAR LA REDIRECCIÓN DEL NAVEGADOR

Una experiencia del usuario que sea lo más parecida a lo habitual, requiere que el usuario sienta que esta interactuando sólo con una aplicación de negocios, de manera que no debe haber redirección del navegador, tampoco URLs raras o no reconocidas en la barra de direcciones del navegador, ni colores o marcas en la página web que sean diferentes a las habituales. Recomendamos el uso de un iFrame dentro de su aplicación de negocios que despliegue de manera simple el documento, permitiendo que se capture la firma digital cifrada del usuario.


4. EVITAR LA COMPLEJIDAD DEL PROCESO DE FIRMA

Los usuarios sólo quieren revisar y firmar los documentos tan rápido como les sea posible y después seguir adelante. Ellos no quieren andar persiguiendo cosas o verse bombardeados por configuraciones y características. Normalmente desde la perspectiva del usuario todo lo que se necesita son dos simples botones “firmar” o “declinar”. Por razones legales un “Aviso Legal” podría ser desplegado como método para probar que se han entendido las implicancias de las acciones de firma. En el caso que se firmen un gran número de documentos existen funciones para la firma masiva, o por lotes de documentos, que automatiza el proceso de abrir, revisar y firmar cada documento de manera individual. El sistema podrá automáticamente intervenir si el usuario está cometiendo un error, por ejemplo firmando un formulario incompleto u olvidando poner sus iniciales en algún lugar del documento.


5. FIRMA DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO, EN CUALQUIER LUGAR A CUALQUIER HORA.

Nadie está en su escritorio todo el tiempo en la actualidad. Debe ser posible acceder a los documentos desde cualquier dispositivo, todos sincronizados automáticamente. Firmar debe ser tan seguro como lo requieran los requisitos legales de su negocio. Típicamente esto implica que las llaves de firma son gestionadas centralmente en un módulo de hardware seguro e inviolable y al que se pueda acceder desde cualquier lugar luego de una autenticación exitosa.


CONCLUSIÓN

Si se realiza una integración correcta se recibirán los agradecimientos por lo fácil que será firmar digitalmente comparado con el proceso previo de impresión y distribución de documentos en papel.

Hay una serie de otros detalles, de más bajo nivel, en los que hay pensar desde la perspectiva de un usuario final para hacer las cosas bien, así que contáctenos si necesita ayuda para afinar sus ideas sobre cómo integrar las firmas electrónicas en su aplicaciones de negocios.

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