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Digitalización de Procesos de Firma en Recursos Humanos


EL CONTEXTO



Lograr la aprobación de un documento y obtener su firma, es una parte crucial de los procesos de Recursos Humanos, los cuales deben dejar evidencia y trazabilidad de que existió dicho acuerdo, que fue compartido, validado, aprobado y debidamente registrado.


En las áreas de Recursos Humanos abundan procesos manuales en los cuales se envían, firman y guardan documentos en papel, a los que se les hace seguimiento manual lo que significa un costo no menor para la organización. Esto ha llevado a muchas empresas a migrar los procesos intensivos en papel a procesos digitales equivalentes y más eficientes.


Hoy en día, las empresas visualizan las firmas digitales como una condición para esta evolución de sus procesos, y al mismo tiempo, como un componente crítico para cumplir con los requerimientos de sus flujos de trabajo y de los requerimientos de gestión de las identidades digitales de sus empleados.


Muchas empresas requieren contar con una solución o un servicio de firma electrónica que les permita firmar digitalmente toda la documentación contractual del área Recursos Humanos, permitiendo que ésta sea custodiada de manera digital y segura. Esta debe ser una solución fácil de operar y consultar, tanto por el área de Recursos Humanos, como por los trabajadores y los fiscalizadores (Dirección del Trabajo).



LOS REQUERIMIENTOS EN EL PROCESO DOCUMENTAL DE RECURSOS HUMANOS


  • Disminuir los tiempos de ejecución del proceso de aprobación documental y firma

  • Incorporar gestión documental digital y cercana al trabajador en cumplimiento a la normativa vigente

  • Reducir la cantidad de contratos y anexos y documentos oficiales de la empresa sin la firma de los trabajadores o desactualizados

  • Mejorar la disponibilidad de los documentos y el servicio para el trabajador para su firma en línea

  • Resguardar la integridad y confidencialidad de los documentos

  • Cumplimiento de lo establecido en la Ley No 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

  • Validez de contratos y anexos con firma electrónica en las instituciones laborales, (Dirección del Trabajo y Tribunales Laborales)

  • Cumplimiento de las exigencias del sistema de gestión electrónico de documentación laboral.


LA SOLUCIÓN


El enfoque se basa en el diseño especializado de parte de CertiNet de una solución que considere la estrategia de Recursos Humanos, el nivel de madurez de los procesos, la tecnología existente, aspectos escenciales de seguridad, riesgos y criticidad de los datos, entre otros aspectos.



A nivel de plataforma base se considera SigningHub de Ascertia representado por CertiNet S.A. para Chile y la Región.


SigningHub es un servidor de firma y workflow de procesos de aprobación y firmas que disponibiliza la funcionalidad a través de servicios lo que permite su fácil integración, ya sea con productos específicos como SharePoint o Microsoft Office o aplicaciones de Recursos Humanos habituales del tipo SAP y Oracle , así como otros aplicativos de terceros.


SigningHub tiene la capacidad de incorporar plantillas de documentos, que pueden ser combinados con los datos variables de las personas para confeccionar un documento personalizado, característica común de los contratos y anexos de contrato, y en general de todos los documentos de Recursos Humanos. Esta capacidad para configurar plantillas puede ser realizada de manera manual para documentos menos estructurados y esporádicos, o puede ser automatizada a través de integraciones.


SigningHub al utilizar la gestión de firmas a través de un workflow configurable permite definir distintos tipos de flujos de procesos de firma, tipos de firma (simples y avanzadas) aceptando además todos los certificados válidamente emitidos en Chile a través de cualquiera de las empresas certificadas. La opción de firma masiva de documentos permite un ahorro de costos considerable y al tener la capacidad de firma en el celular permite flexibildad y versatilidad, sin descuidar la seguridad y compliance de todo el proceso.


La solución SigningHub provee los servicios REST de la funcionalidad de producto, permitiendo una integración con software de terceros.


Una forma de partir inicialmente es utilizando la firma estándar de documentos de Recursos Humanos en la plataforma SigningHub, aprovechando su funcionalidad nativa, de manera de generar la experiencia de firma. En forma posterior es posible evaluar la integración con las plataformas de ingreso de datos, con las que cuente la empresa, para efectuar una carga directa de los datos contractuales en la plataforma de firma.


El flujo de firma habitualmente se inicia con el chequeo de la información por el área de Recursos Humanos, para luego incorporar las firmas autorizadas de la empresa para su posterior envío al colaborador, a quien se notifica vía mail, que firma y luego envía firmado el documento para su posterior archivo y almacenamiento electrónico (una copia del contrato o documento se deriva al empleado también).


La metodología de trabajo de CertiNet considera la instalación de la solución estándar, revisar los requerimientos de integración, en función de la experiencia de uso y conocimiento del producto e ir ampliando la usabilidad de la plataforma en otros documentos y procesos.


SigningHub puede asegurar la identidad del firmante con varias opciones, desde el uso de la Firma Electrónica Avanzada, a la integración con mecanismos de validación de identidad ya sea biométricos o con autentificación.


Es posible implementar una solución simple y real en base a un login o el uso del email personal o corporativo, se puede llegar a soluciones más complejas.


Si quiere conversar acerca de cómo abordar sus requerimientos contáctenos, nuestra especialidad es el diseño personalizado de soluciones que permiten una integración e interoperabilidad fluida, sin descuidar los requisitos no operacionales.


CertiNet S.A.

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