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Firmas electrónicas y la percepción de las Personas

Las áreas de recursos humanos de la mayoría de las empresas manejan mucha documentación sensible, desde contratos de los colaboradores, sus evaluaciones de desempeño, documentos de salud, seguros hasta información personal proporcionada por posibles candidatos. Muchos de estos documentos requieren múltiples firmas durante su vida útil, tanto de partes internas de la compañía como externas.


Habitualmente se trata de un proceso lento que requiere de un esfuerzo diario de coordinación, rastreo y administración. Los profesionales de recursos humanos debiesen centrar el máximo de su tiempo en el bienestar del personal y en el garantizar la progresión eficiente de los procesos críticos de la empresa, pero no tener que dedicarse a perseguir documentos para su firma o a gerentes senior para la aprobación de los mismos.


Hasta hace poco, la única opción para el área de recursos humanos era una combinación de comunicación por correo electrónico, firmas en papel y listas de tareas compartidas. Esto significaba que la mayoría de los flujos de trabajo de recursos humanos basados ​​en firmas tomaban un tiempo considerable. Afortunadamente, con el advenimiento de nuevas aplicaciones digitales más colaborativas, el departamento de recursos humanos está optimizando sus recursos.

Integrando a las personas y los equipos


El mercado de firmas digitales ha crecido rápidamente en los últimos años. Algunas soluciones se comercializan con el foco en la facilidad de uso, otras en la seguridad de firma o en las integraciones con las aplicaciones del cliente. Desde nuestra perspectiva, para ofrecer un impacto positivo en la productividad y velocidad en la aprobación documental, se debe buscar una solución que posea una combinación de estas capacidades. Desde una perspectiva reguladora y de protección de datos, debe ofrecer firmas electrónicas avanzadas a largo plazo que garanticen que una firma se mantendrá bajo el escrutinio judicial en el futuro.


Esta necesidad de cumplimiento y seguridad jurídica no debe ser contradictoria con la simplicidad de uso o la experiencia del usuario: una solución de firma electrónica debería mejorar los flujos de trabajo en lugar de obstaculizarlos. Lo mismo se aplica a aquellos a quienes se les pide que firmen un documento: quieren saber que su firma estará protegida, pero también que pueden proporcionar su aprobación rápidamente sin ninguna dificultad o demora.


Una de las razones más importantes para incorporar firmas electrónicas en los procesos, son los beneficios indirectos que tienen sobre la percepción de los colaboradores. Los asuntos de recursos humanos son materias, muchas veces, con un alto componente emocional, por lo que deben manejarse con tacto, compasión y sentido de urgencia. Tener que esperar por un resultado, sea lo que sea, puede ser estresante para el individuo y puede ser un distractor en la vida laboral normal.


Por ello una solución de firma digital es un valor real. Una vez integrada con las aplicaciones que tenga el área de recursos humanos, un documento puede moverse a través de la cadena de aprobación mucho más rápido que el proceso tradicional de "escanear, imprimir, leer, firmar, cargar, enviar, almacenar, repetir" al que la mayoría de nosotros hemos estado acostumbrados durante años.


El resultado que se obtiene es que los procedimientos internos de recursos humanos, se resuelven más rápido, beneficiando a todos los involucrados. Estas ventajas también se extienden a otros escenarios de recursos humanos. Por ejemplo, compartir con todo el personal para su firma los cambios a las políticas o normativas de la empresa o el proceso de firma de los materiales al ingreso de un nuevo colaborador.


Los profesionales de recursos humanos se sentirán empoderados al usar firmas digitales y poder ofrecer estas ventajas, ya que junto con el aumento de la eficiencia y el ahorro de costos, serán las personas las que más se beneficiarán de la decisión de adoptar una solución de firma digital. Tendrán acceso a herramientas que les permiten velocidad y eficiencia en sus trabajos y que los libera de tareas repetitivas que desvían su tiempo de los objetivos críticos del negocio.


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