Buscar
  • CertiNet

Firma de Documentos Laborales Electrónicos.

Actualizado: 13 ene 2020

El buen manejo de las personas es esencial en cualquier organización, y es vital asegurar que se cuenta tanto con los procedimientos como con la documentación debidamente resguardada y al día. El área de Personas está a cargo del reclutamiento del talento de la empresa y de los procesos de gestión de las personas, los que implican la necesidad de firmas de múltiples documentos por distintos actores.


El área de Personas, en cualquier organización, es intensiva en el uso de documentos. Se utilizan en los procesos de reclutamiento, ofertas de contratación, políticas, registros de evaluación de desempeño, cartas de amonestación, reglamento interno, códigos de ética, políticas de seguridad, reportes de gastos, entre otros.


El área de gestión de personas trabaja de manera cercana con otros departamentos, y a menudo tiene un rol en la revisión y aprobación de documentos. Es importante asegurar que no exista demora en obtener las firmas clave en los contratos y formularios, especialmente si la demora impacta la fecha del inicio de las labores de un empleado o la presentación de los gastos no está a tiempo.


Para aumentar la velocidad del proceso de aprobación de documentos, muchas compañías están cambiándose a soluciones de aprobación documental y firmas como SigningHub.


Las soluciones de aprobación de documentos permiten a los gerentes de recursos humanos administrar los flujos de documentos de manera más eficiente. Las notificaciones enviadas a los que deben firmar ayudan a mantener la cadena de aprobación en movimiento y minimizan los silos.


La firma masiva también puede mejorar la eficiencia del proceso completo, de sobremanera en organizaciones con alto volumen y/o rotación de personal. El contar con paquetes de documentos permiten a los gerentes de recursos humanos enviar contratos y documentos clave de manera conjunta, tanto en los procesos de inicio, como de terminación de la relación laboral.

Los marcadores digitales resaltan áreas clave de los documentos para garantizar que se hayan leído y entendido.


Y aunque no todos los documentos requieren una firma por razones legales, el uso de firmas digitales agrega confianza y proporciona trazabilidad para fines de auditoría. Para documentos que son legalmente vinculantes, como un contrato de trabajo, se requerirá una firma digital legalmente confiable y no solo una "mosca" pues es necesario asegurar la integridad de la información, la autenticidad, el no repudio.


Es importante que la solución de firmas que seleccione adscriba a los estándares locales e internacionales para garantizar la continuidad y evolución, así como el soporte a múltiples formatos, normativas de las entidades reguladoras y legislaciones.


Las firmas electrónicas aumentan la productividad y eficiencia de múltiples áreas, pero para el caso de Recursos Humanos, un departamento que depende fuertemente de la aprobación de documentos y de cumplimiento con normativas y leyes, una solución de firma electrónica puede transformar los flujos de trabajo optimizándolos y convirtiéndolos digitalmente.


Si quiere conversar acerca de cómo CertiNet lo puede ayudar a seleccionar, implementar, integrar y operar una solución de firma y administración de flujos de firma documental, contáctenos:

13 visualizaciones0 comentarios