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¿Por qué las firmas digitales son importantes en la industria financiera?




Sam Crook -Sales Director CRO at Ascertia


El rápido avance de la tecnología, está llevando a las compañías a buscar nuevos modelos de negocios para la automatización y digitalización.


A pesar de la reputación de la industria bancaria por ser resistente al cambio y lenta en adoptar nuevas tecnologías, debido a los requisitos regulatorios, hoy en día la industria está a la par de las nuevas tendencias.


Por ejemplo, un número cada vez mayor de organizaciones financieras están probando asesores financieros robotizados para automatizar tareas repetitivas y complejas que hasta hace poco habrían requerido recursos significativos y aportes humanos.


Los procesos sin papel “Paperless” son otra parte importante de la Transformación Digital y algo que las instituciones financieras están desplegando para mejorar la experiencia del cliente, reducir los costos y aumentar la eficiencia y la productividad.

De hecho, las firmas digitales – un elemento crucial de una transición exitosa hacia un banco sin papeles–está logrando momentum en todas las industrias y de acuerdo a investigaciones de mercado podrían llegar a alcanzar 2.590 millones de libras en 2022.

¿Pero por qué las firmas digitales son tan importantes para la industria financiera en particular?


Reducción de Costos

Porque ayuda a las organizaciones reducir los costos de una sola vez!

Aunque una solución de firma electrónica algunas veces requiera de un monto inicial de inversión sustantivo, en el largo plazo los ahorros pesan mucho más que los costos iniciales.

El papel puede aparecer accesible pero cuando se suman todos los costos asociados puede ser extremadamente caro en realidad.

Tomemos el estudio realizado a través de entrevistas a empresas norteamericanas como ejemplo. Se encontró que de manera típica imprimían 1,5 trillones de páginas por año, esto equivale a una pila de papel de 95.000 millas de altura o al equivalente a cerca de 20 millones de árboles.

Las compañías deben incorporar también los costos de impresión y fotocopiado, que en una organización grande pueden ser costos significativos, especialmente en aquellas organizaciones altamente reguladas como los bancos que requieren de mantener registros para procesos de auditoría.


Otra fuente de ahorro de costos en el proceso de “paperless” es el proceso de almacenaje. Las compañías que no usan archivos digitales mantienen copias en papel de los documentos firmados en áreas que deben ser seguras. Esto significa que la organización debe invertir recursos significativos y tiempo en archivar, almacenar, auditar y disponer de manera segura los documentos. Por supuesto, si hay varias partes involucradas los costos crecen exponencialmente.

Con el uso de firmas digitales, los documentos pueden ser guardados en servidores en la empresa, robustos en su seguridad, o en sistemas seguros privados en la nube, eliminando la necesidad de archivos físicos, repositorios de documentos gigantes o incluso costos de guardias de seguridad.

Es importante no dejar de considerar también el costo de las multas relativas a la ocurrencia de fraude financiero o por el no cumplimiento de la normativa vigente.

Los registros en papel pueden implicar brechas de cumplimiento porque es muy fácil alterar documentos firmados, además del hecho de que las firmas a mano pueden ser fácilmente falsificadas.

Más aún, los documentos en papel se pueden perder o ser destruidos intencionalmente, lo que puede implicar importantes pérdidas financieras significativas, por actividades fraudulentas, juicios costosos, o multas reglamentarias cuantiosas.

Las firmas electrónicas protegen la integridad de un documento. Con las firmas electrónicas avanzadas diseñadas para ser seguras y trazables, un cambio en incluso un carácter del contenido del documento haría que la firma fuera inválida. La identidad del firmante está vinculada al documento y no se puede cuestionar debido a las medidas de verificación de identidad y sello de tiempo.

Finalmente, desde una perspectiva de costos, están aquellos relativos a tener que entregar y hacer circular los documentos por la distintas partes intervinientes. Teniendo en cuenta el volumen de proyectos y clientes que una institución financiera administra todos los días, los costos de entrega de los documentos en papel pueden ser una carga significativa para los resultados finales de la compañía, mientras que, en contraste, el costo de la transferencia electrónica de un documento es nominal.


Aumento de la Productividad

Otra área en la cual se verifican mejoras con las firmas digitales es la manera en cómo las personas trabajan.

Los documentos en papel requieren ser enviados entre una parte y la otra y luego a la misma, resultando en varios días y a veces en semanas antes de que el documento haya sido circulado a todas las partes.

Las firmas electrónicas reducen los ciclos de flujo de documentos de semanas a días, o incluso a minutos, permitiendo a todas las partes firmar los documentos de manera simultánea no importante en qué lugar se encuentren.

De este modo, los asesores financieros y el personal de soporte en este tipo de procesos pueden acelerar procesos que actualmente son largos y complicados y ganar tiempo para focalizar en otras tareas que aportan mayor valor al negocio.


Seguridad Robusta y Cumplimiento regulatorio

Tanto la banca de personas como la corporativa deben garantizar a sus clientes e inversionistas que su información personal no terminará en las manos equivocadas. Esto incluye declaraciones de clientes, autorizaciones de inversión, registros legales y una serie de otros documentos que respaldan la banca moderna.


Las firmas electrónicas calificadas, de acuerdo a la definición de la Unión Europea brindan el más alto nivel de confianza y seguridad porque utilizan claves de firma únicas para cada firmante. Esto vincula directamente la identidad del usuario con el documento firmado y verifica su acción, además de cumplir con el reglamento eIDAS de la UE.

Además de la evidencia proporcionada por la propia firma, las soluciones de firma también pueden proporcionar evidencia adicional en forma de información de auditoría detallada sobre las acciones del usuario (incluidas las fechas y horas precisas de firma), direcciones IP, mecanismos de autenticación, avisos legales y firmas aplicadas.

Dado que la industria bancaria requiere la máxima seguridad, es importante comprender la diferencia entre los tipos de firmas electrónicas y su validez. Las firmas electrónicas básicas, avanzadas y calificadas se pueden usar para abordar una variedad de casos de uso diferentes según la prioridad de la experiencia del usuario, la confianza o el costo.


Reducción del Impacto Ambiental

En los últimos 40 años, el uso del papel por las empresas se ha disparado en 400%, unos 4 mil millones de árboles cada año, para satisfacer sus necesidades de papel.

El uso de firmas electrónicas reduce la cantidad de papel generado a partir de la impresión y envío de los documentos, lo que ayuda a los bancos a reducir su huella de carbono y a las empresas lograr sus objetivos ambientales y de RSE.

Con estos beneficios en mente, entre muchos otros, es fácil ver cómo las instituciones financieras están adoptando las firmas digitales y posicionándose de manera estratégica como instituciones sin papel “paperless”


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