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SigningHub para SharePoint

Actualizado: 4 jul 2019



SigningHub para SharePoint permite a los usuarios verificar, firmar, enviar y dar seguimiento a los documentos de forma segura desde cualquier lugar si dispone de una conexión vía Internet.


La aplicación de SigningHub para SharePoint usa el modelo de integración estándar de Microsoft, el que se encuentra disponible desde el Store de SharePoint, de manera que no se requiere de integración adicional. La aplicación es fácil de instalar y admite controles a nivel de la empresa.


Para asegurar una experiencia de usuario lo más parecida a la que está acostumbrado el usuario de SharePoint, SigningHub de Ascertia provee además las siguientes características:


SigningHub opera con SharePoint Online o SharePoint Server 2013 (Foundation, Standard, o Enterprise). El usuario sólo requiere de un navegador moderno del tipo HTML5 como Internet Explorer 9+, Firefox 3+, Chrome 10+, Safari 10+ etc. Si requiere que la firma sea local entonces es necesario habilitar en el navegador del usuario el soporte Java para Go>Sign.


Principales Características


Comparta y Firme documentos desde dentro de SharePoint


Simplemente, desde su cuenta de SharePoint, identifique los documentos que requieren ser firmados, por usted mismo, o cree un workflow para solicitarles a los demás que firmen. Es posible crear también campos de firma en el documento así como configurar otras propiedades, como poner las iniciales o solicitar permisos de acceso al documento si así se requiriera.


Cuando quiera firmar, la aplicación de SigningHub para SharePoint le muestra el documento en pantalla para su revisión y firma. Será posible revisar de manera completa el documento y luego completar las acciones definidas, como poner las iniciales o comentarios y luego firmarlo. Una vez que esté firmado, el status del documento es automáticamente modificado, como lo especificará la biblioteca de documentos de SharePoint. Los documentos firmados serán guardados en la carpeta de documentos de “SigningHub” la que es creada por la aplicación dentro de la biblioteca de documentos donde el documento originalmente residía.

Rastree el estado de sus documentos compartidos


Puede ver el estado de sus documentos en SharePoint y ver inmediatamente quien está pronto a firmar.


Opere con usuarios Internos y Externos


SigningHub para SharePoint es una excelente solución cuando se necesita trabajar tanto con usuarios internos como externos. En cada caso, una notificación de email es enviada al usuario para solicitarle la firma del documento. Los usuarios internos pueden firmar usando SharePoint, mientras que los usuarios externos sólo tienen que seguir el link que se encuentra en el mail de notificación de firma de documentos y firmar desde SigningHub.


Compliance

Como SigningHub puede generar firmas de largo plazo, incluyendo sellos de tiempo e información del status del certificado, todos los certificados digitales pueden ser verificados en muchos años más, incluso más allá de la fecha de expiración del certificado – este es un requerimiento clave para aquellos documentos de negocio que deban mostrarse inalterados a lo largo del tiempo.


Es posible usar una imagen digital de la firma, o ésta puede ser dibujada con el mouse, o ser escrita en una pantalla touch screen con un lápiz táctil, o ser hecha a partir de letras de un teclado normal. Alternativamente es posible subir una imagen escaneada de la firma del usuario.


Para firmas electrónicas que son respaldadas por la firma única de cada usuario, la password de la firma también debe ser ingresada. Esto autentica el acceso del usuario a la clave de firma y garantiza que la firma sea un acto intencional desde la perspectiva legal. De manera opcional, es posible mostrar un aviso legal configurable si acaso se requiere ser compliance con FDA 21 CFR 11.


Una firma de largo plazo es creada y embebida en el documento según como haya sido definido por el usuario en la opción de apariencia de la firma. También se puede usar autenticación segura de dos factores como por ejemplo enviando al teléfono móvil registrado del usuario un One Time Password (OTP) u otras opciones. Cuando se usan tarjetas inteligentes o token USB (dispositivo para firmas calificadas según la legislación de la UE), el PIN de firma será solicitado y si es ingresado correctamente la firma será aplicada y registrada.


Acerca de SigningHub


SigningHub de Ascertia es una solución para la aprobación y firma de documentos digitales que ofrece trazabilidad de documentos y procesos, firmas digitales y electrónicas, procesos de aprobación documentos configurables, flexibles y seguros. Fue diseñada para optimizar de manera rápida la forma de entregar, revisar, aprobar y firmar documentos de negocio.


Cada firma digital tiene trazabilidad completa, es posible identificar sus responsables y participantes, tanto desde la perspectiva de negocios como legales, en cumplimiento con las regulaciones internacionales. El uso de SigningHub ayuda a las organizaciones a reducir costos, aumentar la seguridad de la información, mejorar la eficiencia de los procesos, realzar la visibilidad de la documentación y prevenir la pérdida de tiempo de los típicos errores.


Disponible como una solución on­-premise así como servicio ya sea a través de la nuble (pública o privada), la flexibilidad de SigningHub logra efectividad independientemente del proceso específico del qué se trate.


www.signinghub.com

www.certinet.cl

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